Un nouveau projet vise à rendre totalement numériques les mémoires de master de l’université : les déposer sous cette forme, et numériser les anciens exemplaires papiers.

Au départ, ce sont des mémoires qui s’amoncellent dans une salle des enseignants, à l’université. Depuis 2005, faute de place et faute de temps, le service commun de la documentation n’assure plus le stockage et catalogage de ces derniers. Ils restent donc dans leurs UFR et départements respectifs. Mais ici, dans le département de sciences de l’information et de la documentation, il n’y a n’a pas de bibliothèque. Les mémoires s’empilent donc dans une pièce − c’est un comble − inaccessible aux étudiants. Et surtout, ils ne sont plus du tout catalogués. Si les enseignants qui en ont assuré le suivi sont partis, ou ne s’en souviennent plus, impossible de savoir qu’un sujet a déjà été défriché avant de se lancer soi-même. Avec le risque de réinventer la roue à chaque fois.

La situation découle d’un anachronisme : aujourd’hui, bien que les étudiants travaillent sur ordinateur depuis des décennies, le dépôt du mémoire se fait encore sous forme papier. Tandis que le dépôt numérique finit de se généraliser pour les thèses, il faut maintenant passer aux mémoires. Mais autant c’est une obligation légale pour les premières, autant pour les seconds, il n’y a pas de cadre national. Le Centre pour la communication scientifique directe (CCSD), qui gère les portails d’archives comme Hal a fait le choix se concentrer sur les articles de recherche (exceptée une base spécifique pour les sciences de l’information et de la documentation, Memsic).

Pour les mémoires, il faut que les choses s’organisent au niveau de chaque établissement. À l’Université de Lille − sciences humaines, plusieurs enseignants-chercheurs en sciences de l’information et de la documentation (Joachim Schöpfel, Stéphane Chaudiron, Bernard Jacquemin, Éric Kergosien) ont lancé un projet en ce sens.. L’équipe prépare l’opération avec des étudiants dans le cadre de projets tutorés… ou de mémoires.

« L’idée est que dès que possible, le dépôt des mémoires devienne purement numérique, explique Joachim Schöpfel, directeur de l’Atelier national de reproduction des thèses (ANRT), avec éventuellement la possibilité de garder temporairement (cinq ans) un exemplaire papier ». Pas besoin d’acquérir de nouveaux outils informatiques. Le logiciel de gestion électronique de documents (GED) de l’université suffit. Il offre des fonctions de base : un accès sécurisé (mot de passe dans l’ENT) et sélectif (peut être restreint à certaines personnes), et la possibilité d’entrer les métadonnées (les informations décrivant les mémoires comme le titre, l’auteur, les mots-clés, etc. nécessaires à son catalogage).

Quant aux mémoires papier déjà existants, il faut les numériser, et leur appliquer une reconnaissance automatique de caractères pour en extraire le texte. L’ANRT a les compétences et l’équipement pour le faire. En sciences de l’information et de la documentation, c’est en cours. Les copies numériques (fichier PDF) d’environ 70 mémoires sont d’ores et déjà sur la GED. Ils n’attendent plus que d’être accessibles aux étudiants et personnels de l’université. Pour les autres plus anciens, l’opération devrait être terminée à la fin de l’année scolaire 2016-2017. Plusieurs bibliothèques de l’UFR Humanités, notamment en philosophie et sciences de l’Antiquité, se sont montrées intéressées. Pour toutes les demandes, s’adresser à l’ANRT.

Diffuser les mémoires

Mais comment faire connaître ces mémoires à l’extérieur ? Opter pour une base de données restreinte à l’université n’aurait pas grand sens. Au niveau national, il n’en existe qu’une seule, la base de dépôt universitaire de mémoires après soutenance (Dumas), créée au départ par l’université Grenoble 2. Elle compte aujourd’hui plus de 11 000 mémoires de toute la France, principalement en sciences humaines et sociales, et en biologie-santé. Petit inconvénient, chaque établissement qui dépose des mémoires est totalement libre des mots-clés qui décrivent son contenu. La plate-forme ne recourt pas à un répertoire et à des définitions communes (un thésaurus) pour harmoniser les choses.

Le projet vise donc à déposer les mémoires dans la page Dumas. Mais pas à n’importe quelle condition. Il faut d’abord que l’étudiant autorise sa diffusion. Il peut vouloir garder confidentiel un sujet de recherche pour le développer par la suite. Il faut aussi que le jury l’accepte. Les mémoires étant en général beaucoup plus hétérogènes que les thèses, il faudra qu’ils remplissent un certain niveau de qualité. Enfin, dans le cas d’un stage, il faut que l’organisme ou l’entreprise de l’étudiant puisse rendre publiques des informations internes. « Si l’auteur du mémoire est introuvable, nous ne diffuserons pas son mémoire » précise Joachim Schöpfel.

Faciliter la recherche des stages

« Je veux un stage intéressant… qui ne soit quand même pas trop loin de chez moi. » Ce sera peut-être bientôt possible, grâce à une idée développée par l’équipe et en particulier Éric Kergosien. Spécialiste de l’analyse automatique des textes par ordinateur, il est en contact avec le bureau d’aide à l’insertion professionnelle (BAIP) qui gère les stages depuis plusieurs années grâce à une application. Le service lui a fourni pour l’instant une cinquantaine de mémoires, sur lesquels il exerce ses algorithmes. L’enjeu : extraire automatiquement un certain nombre d’informations du texte des mémoires pour affiner la recherche. Et notamment géolocaliser le lieu où s’est déroulé le stage, afin de l’afficher sur une carte.

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